E-mail de cobrança: alternativa amigável para diálogo com clientes

A inadimplência é um tema de gravidade elevada para os empreendedores. Isso porque dificulta o desenvolvimento de suas respectivas empresas, que tem de lidar com desfalques inesperados em suas receitas.

Sem falar que a cobrança praticada da maneira incorreta pode manchar a sua reputação e afastar os clientes. O que evidencia a importância em usar o e-mail de cobrança como alternativa amigável para diálogo com seus clientes.

Por meio de uma comunicação clara e bem construída, você não prejudica seu relacionamento e se mantém firme na resolução desse tipo de entrave. E, ao longo deste artigo, entenderemos como usar o e-mail de cobrança da forma devida. Acompanhe!

O momento ideal para enviar um e-mail de cobrança

Recomenda-se que, antes de entrar em atrito com os clientes, que o empreendedor aguarde por até 7 dias após o vencimento. A partir daí, os meios de contato internos devem ser utilizados para notificar o inadimplente a respeito do pagamento em aberto.

A relevância desse momento inicial é ressaltada por dois motivos principais:

1. Trata-se de uma maneira mais rápida e amigável de resolver a situação;
2. Processos judiciais tendem a ser mais demorados e custosos, o que traria problemas à empresa, até mais do que soluções — embora o seu uso seja inevitável em alguns momentos.

E é nessas questões aparentemente prolongadas que o empreendedor deve saber como contatar o inadimplente, sempre com respeito e cuidados. O que destaca a relevância das dicas que reunimos para a elaboração de um bom e-mail de cobrança.

Dicas para elaborar um e-mail de cobrança

As dicas a seguir podem ser usadas tanto para a cobrança de pessoas físicas quanto jurídicas, veja só:

• Objetividade, clareza e educação são qualidades essenciais em qualquer tentativa de comunicação — no e-mail de cobrança, inclusive;
• Mantenha a postura profissional e utilize apenas os meios de comunicação fornecidos pelo inadimplente, conforme consta no art. 42 do CDC (Código de Defesa do Consumidor);
• Calcule e se certifique de que o valor cobrado está correto, para evitar futuros transtornos — isso inclui o detalhamento de cobranças legais de juros e correções;
• Estipule um prazo para que a pendência seja resolvida, sendo bastante comum a extensão de até 5 dias no prazo para quitação do débito;
• Lembre-se de que é importante advertir, ao final do e-mail, que a pessoa desconsidere o e-mail caso a situação já tenha sido normalizada.

Assim, você consegue estabelecer uma comunicação formal, objetiva e conclusiva. Como resultado, a ocorrência de inadimplências pode ser reduzida em sua empresa, sem grandes atritos com os seus clientes e parceiros.

Uso de serviços de negociação e cobrança

Uma popular — e eficiente — modalidade é a terceirização da negociação e cobrança, tirando o peso da responsabilidade das empresas. Por meio desse tipo de serviço, profissionais qualificados promovem resultados rápidos e efetivos para o seu negócio.

Até porque, estamos falando de serviços especializados, com colaboradores e estratégias desenvolvidas exclusivamente com o propósito de otimizar as negociações e cobranças.

Em Guarulhos, por exemplo, o serviço já é utilizado por várias empresas por meio da ACE Guarulhos, que oferece equipe especializada para a cobrança de dívidas e diálogo com os clientes.

Então, saiba mais a respeito do serviço de cobrança e negociação da ACE Guarulhos. E, para complementar o que vimos ao longo deste artigo, veja também como recuperar crédito de clientes inadimplentes!