Administração – Defina prioridades e ganhe tempo

Inicialmente, você deve pensar que prioridades são todas as atividades realizadas no trabalho, quer façam elas parte da rotina, quer sejam demandadas pelos superiores e que por força de importância devam ser concluídas.

Obviamente, definir prioridades talvez seja muito importante para controlar o seu trabalho. Mas também pode ser a melhor desculpa para não fazer algo. Abaixo esquematizamos algumas ações que podem ser tomadas para melhor desenvolvimento das prioridades. Cabe, entretanto, esclarecer que essas ações para serem eficazes devem ser encaradas como necessárias e que você tenha consciência que a sua aplicação trará bons frutos. E está claro que o seu êxito resume-se na diferença entre gerenciar o trabalho ou deixar que o trabalho o gerencie.

Organize-se, tudo começa com você. Pois, se sua vida profissional é uma bagunça… Tá na hora de assumir a realidade e comprometer-se em organizar seus assuntos. Assuma o compromisso. Aqui. Agora. Repita conosco:

De hoje em diante:

Prometo organizar-me.

Anotar todos os compromissos, reuniões e tarefas, religiosamente e com muita freqüência.

Com todas as coisas no lugar.

Utilizar notas auto-adesivas apenas em casos de extrema urgência.

E, quando em dúvida, jogar fora.

Organize o seu local de trabalho. Tente atacar uma das muitas pilhas de papel que estão abarrotando a sua mesa. O que pode ser arquivado? O que pode ser passado para outras pessoas? Ao que sobrar faça o teste final da necessidade: se jogar fora esse documento, alguém vai sentir a sua falta? Se não, atire-o no lixo. Tente acertar cada pedaço de papel no primeiro arremesso!

Faça uma vez só. É comum se separar papéis sobre a mesa para criar a “pilha de afazeres” e “para fazer depois”. Reler desnecessariamente todos os seus papéis já lidos não lhe trará benefício nenhum. Na primeira vez que você lê um documento, você já sabe o que fazer, então faça; assim você estará economizando tempo e satisfazendo seu cliente.

Procure a sua agenda. Toda a sua programação de compromissos e reuniões está devidamente anotada? Você pelo menos tem uma agenda? Se não tem, arrume uma.

Use a sua ferramenta de planejamento! Reúna todas as anotações espalhadas em sua mesa, em seus bolsos, em sua pasta ou presa na sua testa, relacionadas com a sua programação, e as transfira imediatamente para a agenda, seja ela qual for. Faça suas anotações diretamente na agenda, em vez de escrever em pedaços de papel que podem perder-se com facilidade ou, pior ainda, acabar entulhando a sua agenda.

Resolva os problemas enquanto eles são pequenos. Não crie uma pilha de papéis com problemas que não são resolvidos. Adquira o hábito de agir a respeito deles agora enquanto eles ainda são pequenos. Como resultado, você terá mais tempo para se concentrar nas coisas realmente importantes.

Coloque os atrasos em dia. Se quiser ter o fluxo de trabalho sobre controle, elimine o acúmulo de trabalho atrasado. Veja cinco etapas para lidar com trabalho atrasado:

Identifique os trabalhos acumulados.

Coloque-os em ordem de prioridade.

Reserve um tempo todo dia para fazer um desses trabalhos.

Identifique a causa do atraso.

Tome providências para remediar a causa e evitar que o atraso ocorra novamente e que qualquer outro acúmulo de tarefas seja criado no futuro.

Depois de arrumada a casa, vamos trabalhar agora a classificação das prioridades de todas as suas atividades que deve ser a medida número um ” todos os dias da sua vida de trabalho. E depois de estabelecer suas prioridades, dê preferência aos itens de maior importância. A dura realidade é que, se você não estabelecer e observar as suas prioridades, alguém as determinará em seu lugar. Pessoas que não têm objetivos são controladas por outras que têm objetivos.

Em suma, você precisa de um sistema para organizar e monitorar o que é importante, filtrando as que não forem relevantes. Qualquer que seja a forma do sistema e o modo como foi implementado, você deve seguir as seguintes orientações:

Compre uma agenda e a mantenha atualizada. O fundamental é que você disponha de algo que utilize religiosamente.

Destine 20 minutos no início de cada jornada de trabalho para estabelecer as prioridades do dia. Ocupe seu tempo para economizar tempo. Dedique esses minutos a você e exclusivamente a você. Se for difícil separar esse tempo para essa finalidade, marque um compromisso diário com você mesmo na sua agenda.

Dedique-se primeiro à sua maior prioridade e por último à menos importante. A dica parece óbvia, mas a tentação é muito forte para fazer primeiro o rápido e fácil, as tarefas de baixo rendimento, deixando para depois as atividades que produzem resultados. Infelizmente, após passar o dia inteiro tomando conta de todas as outras coisas, o depois nunca chega ” até que fica tarde demais.

Determine 20 minutos no fim de cada jornada de trabalho para fazer um balanço do dia. Reveja o trabalho pendente, passe informações aos colegas, arquive o que deve ser conservado e jogue fora tudo o que não for necessário. Finalmente, reveja rapidamente os seus compromissos para o dia seguinte.

Ao assumir o comando da sua vida profissional, você estará sempre no controle das suas prioridades e da sua programação. Embora sempre surjam crises e emergências fora do seu controle, é possível, pelo menos, estar por cima do que pode ser controlado.

Não deixe de cumprir o seu compromisso de tornar-se organizado e permanecer organizado. Não nos esquecemos e vamos cobrar! Tornar-se organizado é talvez a sua iniciativa mais importante para aumentar a sua eficácia. Você vai fazer uma tremenda diferença, de fácil mensuração, na sua vida profissional.

Sylvio Diola Filho – pós-graduado em Consultoria Interna em RH, Diretor do Consórcio Nacional Embracon Ltda.