Empresas devem gravar finanças em arquivo

Balancetes em papel? Nem pensar. Agora, as pequenas e médias empresas ” exceto as micro e as enquadradas no Simples ” devem manter à disposição da Receita Federal arquivos magnéticos que reúnam todas as informações comerciais, financeiras, administrativas e contábeis do seu negócio.

E, avisam consultores, é bom ficar bastante atento a esta forma de controle que, aliás, já vale desde o início do ano: a regra, que antes ficava restrita a companhias com patrimônio liquido acima de R$ 1,8 milhão, prevê multa que varia de R$ 115,27 a R$ 4.173, por dia de atraso na entrega dos sistemas.

Para evitar sustos, os empreendedores podem obter pelo site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) o modelo que deve ser seguido na hora de fornecer todos os dados. O formato exige que a empresa informe, por exemplo, sobre movimentações financeiras, folha de pagamento, compras de material, carteira de clientes, contratos com fornecedores, resultados contábeis e pagamentos de tributos. Quando devidamente solicitada pelo fiscal da Receita, a empresa tem até 20 dias para apresentar seu arquivo magnético.

Segundo José Maria Chapina Alcazar, presidente da Serviços Técnicos Contábeis (Seteco), a punição também recai sobre o contribuinte que arquivar seus dados fora dos padrões da Receita.

Além disso, também podem ser punidas as empresas que, mesmo seguindo o novo formato, apresentem informações insuficientes, diz o consultor:

” É importante, portanto, ficar atento à lei, mas também à forma de cumpri-la. Para isso, vale a pena pedir ajuda a técnicos de informática que possam orientar na formatação das tabelas.

Chapina lembra que não basta transferir arquivos já existentes no sistema da empresa ou fazer cópias para a fiscalização. É preciso ajustar aos critérios de apuração da Receita. Por isso, ele sugere que o empresário liste os dados que o órgão exige que estejam presentes no arquivo. Ele cita o caso de uma simples operação de compra e venda, que agora precisa gerar um arquivo magnético contendo, além das informações sobre o valor da mercadoria ou serviço fornecido, as eventuais multas e juros de mora da transação.

” As empresas precisam se adaptar às novas exigências. Vale lembrar que isto não é um procedimento rápido e, por essa razão, pode garantir prejuízos à empresa que não se adaptar. Afinal, ninguém sabe quando a fiscalização bate na porta da firma: se em cinco anos ou amanhã ” explica Chapina, lembrando que as empresas devem se informar, caso seu controle contábil seja terceirizado, se a consultoria já providenciou a mudança:

” Aliás, muitas companhias estão correndo o risco porque simplesmente desconhecem a novas regras da Receita Federal ” conclui.