Rotinas administrativas: o que não pode faltar em sua gestão

Uma boa gestão empresarial demanda envolvimento por parte de todos os setores. E uma boa forma de fomentá-lo é criar rotinas administrativas. Porém, o empresário possui muitas dúvidas na hora de defini-la. Quais as atividades devem ser incluídas na rotina? Qual a importância de adotá-las? Confira agora nosso texto sobre o assunto!

A importância das rotinas administrativas

Rotinas administrativas são processos que acontecem de forma sistemática e que contribuem para a atividade fim da empresa. Por definição, elas possuem importância fundamental no negócio. Tais processos são fundamentais para atingir o objetivo empresarial e, consequentemente, o sucesso.

A atividade administrativa é composta por processos primários, de apoio e finalísticos. Quando ocorre a estruturação e organização desses processos, por meio de métodos, técnicas e normas, é possível ter uma rotina administrativa que, de fato, ajude a empresa.

Os métodos são as formas pelos quais os processos devem ser realizados para atingir os objetivos propostos. Estes, por sua vez, são o valor agregado, que exigem qualidade total.

Quando tudo isso é bem estruturado, a empresa usufrui dos benefícios das rotinas administrativas, que é a boa gestão e condução do negócio rumo ao sucesso.

A definição da rotina da sua empresa

As rotinas administrativas se formam pela sistematização de processos variados, em especial nas áreas comercial, administrativa, financeira e de pessoal. Para executá-las, é preciso conhecimento técnico especializado de cada uma dessas áreas e domínio de tecnologias. Com profissionais habilitados, as atividades são realizadas de forma satisfatória e contribuem para um bom resultado.

Antes, porém, de chegar na execução das rotinas pelos profissionais, é importante destacar que os gestores, em suas atividades gerenciais, identificam as melhores estratégias e a alocação de recursos para originar as atividades administrativas. Primeiro vem o planejamento, depois a execução das rotinas administrativas.

A definição da rotina da empresa ocorre, portanto, após um planejamento estratégico da organização, que irá identificar o que é necessário para que o negócio seja produtivo e eficiente.

Principais atividades de uma rotina administrativa

As rotinas administrativas variam conforme o escopo de cada negócio. Para defini-las, existem técnicas comuns a qualquer empresa, como a construção de organogramas (identifica departamentos da empresa e níveis de hierarquia), manual de rotina (normas necessárias para a execução de atividades específicas) e regulamento interno (contém diretrizes que definem as políticas da empresa e sua estrutura organizacional).

Dentre suas principais atividades de rotinas administrativas, podemos destacar:

• Entrega de materiais;  
• Organização de materiais e documentos;  
• Controle de entrada e saída de materiais;  
• Registro de frequências de funcionários (registro de ponto);  
• Fiscalização da ordem nos ambientes;  
• Operação de equipamentos eletrônicos;
• Realização e atendimento de chamadas telefônicas;  
• Emissão de notas fiscais, recibos e contra-cheques dos funcionários;  
• Realização de transferência bancária e depósitos;
• Emissão de relatórios.

Nas rotinas administrativas, é preciso ter profissionais capacitados para realizar as tarefas determinadas no planejamento. Cada atividade, quando realizada de forma eficiente e produtiva, facilita todo o processo estabelecido. Quando isso acontece, o objetivo final da empresa é alcançado com mais facilidade.

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